Що таке матриця планування Ейзенхауера: суть, кращий метод розстановки пріоритетів за критеріями

Матриця Ейзенхауера — це корисна програма для керівників та тайм-менеджерів. Детальніше читайте у статті.

Якщо ви керівник, менеджер або навіть простий робітник, вам може знадобитися матриця Ейзенхауера. Це спеціальна таблиця, яка допомагає правильно розпланувати свій день. Докладніше читайте нижче.

Матриця часу, планування справ і розстановка пріоритетів Ейзенхауера за критеріями, елементів: визначення з Вікіпедії, суть, вправа, інструменти

Матриця часу, планування справ і розстановка пріоритетів Ейзенхауера – таблиця, яка допомагає витратити час з користю. Адже іноді час іде просто в нікуди, і його не вистачає на нагальні справи. Така матриця працює за критеріями, елементів, які є важливими або не дуже. Це допомагає людині розподілити свої справи правильно, щоб все встигнути. Визначення такої матриці у Вікіпедії немає, але є пояснення, що таке управління часом:

Суть інструментів цієї програми полягає в тому, щоб людина зрозуміла, які важливі справи і правильно розставив пріоритети. Такі вправи спочатку здаються складними, але потім людина звикає і йому вже складно працювати без цієї матриці.

Матриця виглядає як чотири квадранти. Також у ній є дві осі:

Вісь терміновості (по горизонталі)
Вісь важливості (по вертикалі)

Кожен квадрант відрізняється за рівнем важливості і терміновості. У них потрібно записати свої справи, розподіляючи їх по важливості і терміновості. Так створюється ясне уявлення про те, що потрібно зробити в першу чергу. Що робити потрібно, але можна відкласти. І що краще робити не потрібно. Все це просто і зрозуміло.

Матриця Ейзенхауера, найкраща програма для керівника, головне справу дня — шаблон, картинка: приклад розподілу важливих, термінових справ, якого квадранту найбільше приділяти увагу?

Як говорилося вище, матриця Ейзенхауера – це найкращий метод результативної організації часу, який допомагає виконувати і добиватися швидких і необхідних результатів. Вона складається з 4 квадрантів, кожен з яких позначається різними завданнями на визначений день. Така програма для керівника просто незамінна. З її допомогою він може виділити головне справу дня і приділяти йому більше уваги, не відкладаючи і не забуваючи про важливе. Ось приклад картинка такої матриці:

Варто знати: найголовнішим при складанні матриці є розподіл на термінові і важливі завдання.

Якого квадранту найбільше приділяти увагу? Ось характеристика 4 квадратів:

Квадрант А (терміново і важливо)

Невиконані термінові справи, які можуть призвести до погіршення стану здоров’я.
Ігнорування виконання цих справ може спричинити за собою неприємності, депресію і криза.
Якщо справи з цього квадранта відкладаються на потім, то є ймовірність неможливого досягнення кінцевих цілей.

Квадрант (не терміново і важливо)

В даний квадрант необхідно вписувати важливі справи, які не потребують термінового виконання.
Якщо справи в квадранті виконуються швидше ніж в квадранті А, то це означає що людина на шляху до фінансової стабільності й успіху.
Необхідно вирішувати справи кожен день.

Квадрант З (терміново і не важливо)

Поява строкових, але не важливих справ потрібно передбачити.
При складанні квадранта немає необхідності поспішати з розподілом справ.

Квадрант D (не важливо і не терміново)

Необхідно вносити справи, які приносять задоволення і комфорт при виконанні.
Не ігнорувати список справ, а виконувати їх по мірі надходження.

Ось шаблон, приклад розподілу важливих, термінових справ для керівника:

Справи виду А. Справи, які необхідно виконати обов’язково самому керівникові протягом дня.
Справи типу В. Сюди входять саморозвиток і навчання співробітників. Наприклад, проведення нарад на початку робочого дня.
Справи типу С. Справи розподіляються між підлеглими. Керівник контролює виконання.
Справи типу D. Виконання не є обов’язковим, але якщо завдання з цього квадранта будуть виконані, то керівник і колектив з радістю виконувати всі завдання.

Поради керівнику по складанню справ по матриці Ейзенхауера:

Необхідно навчити свій колектив працювати з даної матриці.
Встановити контроль над виконанням всіх поставлених завдань.
Не перевантажувати підлеглих великим переліком завдань. Краще розподіляти їх на весь тиждень.
Важливі справи варто виконувати в першу половину дня, коли переважає активність.
При виконанні справ необхідно з усією серйозністю підходити до них.
При виконанні завдань необхідно зосередиться на одній сфері. Мультизадачність призведе до неможливості досягти успіху.

Керівникам варто використовувати матрицю на своєму робочому місці, так як це один з кращих способів досягти потрібного результату та успіху.

Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів для студента: завдання, excel

Брак часу — ця ситуація знайома більшості студентів. Сесія, дипломні – все це так не хочеться робити і учні просто тонуть в прокрастинації. Але матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів, допоможе контролювати свій час і не отримати відрахування. Ось поради та завдання:

В перший квадрант потрібно додати справи, які відкласти просто неможливо. Щось дуже термінове. І якщо це «щось» не зробити, буде повний провал (відрахування). Приклади: підготовка до екзаменів, домашні завдання.
У другий квадрант можна додати справи, які не дуже термінові, але обов’язково потрібно зробити. Приклади: захист диплома, реферат.
Третій квадрант повністю присвячений не важливим, але термінових справах. Ці справи зазвичай нав’язані родичами або друзями. Приклади: сходити на День народження друзів, батьків (родичів), допомогти одному з якоюсь незначною роботою.
Останній квадрант. В нього слід додати справи, які робити взагалі не бажано, вони лише забирають час і знижують продуктивність. Приклади: перегляд відео на Ютубі (це заняття може затягтися на весь день і заважає навчанню), комп’ютерні ігри (теж дуже сильно витрачають дорогоцінний час студента) і постійна перевірка соцмереж.

В першу чергу завжди потрібно виконувати справи з термінового квадранта. І потім, справи з важливого, але не строкового квадранта. В останню чергу потрібно робити справи з термінового, але не важливого квадранта. Справами з останнього квадранта краще взагалі не займатися (особливо поки не виконані справи з перших двох квадрантів). Розподілити справи зручно в документі Excel, створюючи звичайну таблицю з чотирма квадратами для запису.

Матриця Ейзенхауера: додаток, дозволяє зробити це онлайн

За своєю природою матриця Ейзенхауера являє собою двовимірну різновид органайзера, що дозволяє максимально візуалізувати процес планування. В її основі лежать дві осі — вісь терміновості по горизонталі і вісь важливості по вертикалі, на кожній з яких нанесено два ділення: терміново, не терміново і важливо, не важливо. Таким чином відбувається розподіл справ на чотири категорії(матриця складається з чотирьох квадратів). Слід відмітити спадання якостей по осях і напрям вертикальної осі вниз.

Для планування справ було створено програму з алгоритмами матриці Ейзенхауера. Воно прекрасно реалізує вищенаведений метод.

Квадрат A блакитного кольору — важливо і терміново. Ідеальна робота передбачає відсутність у ньому записів.
Квадрат B червоного кольору — важливо, не терміново. У нього потрапляють найбільш перспективні напрямки діяльності. Для досягнення максимального ці справи є пріоритетними.
Квадрат C зеленого кольору — не важливо і терміново. Сюди потрапляє різноманітна рутина, відволікаюча від наміченої мети. При можливості, ці справи слід доручити іншим співробітникам.
Квадрат D жовтого кольору — не терміново і не важливо. Тут містяться справи вельми приємні, але не приносять відчутного результату.

Завантажуйте додаток, яке дозволяє планувати справи в режимі онлайн — зручно і просто.

Тайм менеджмент: метод «Матриця Ейзенхауера»

Матриця Эйзенхауера – інструмент тайм-менеджменту, який дуже популярний в сучасному світі і який використовують безліч людей. Хто ж заснував матрицю? Її творцем є Дуайт Девід Ейзенхауер. Ця людина сам по собі був діловим і досить зайнятим. Саме тому він оптимізував свій графік, всі свої справи. Суть цього механізму — грамотно розподілити свої справи по мірі необхідності, скоротити час на зовсім непотрібні заняття. Щоб краще зрозуміти суть матриці, потрібно представити чотири квадрати. Вісь важливості буде вертикальна, а вісь терміновості природно по горизонталі.

Метод «Матриця Ейзенхауера» допомагає розподілити свої справи за важливістю і виконувати їх терміново або, навпаки, відпочити і відволіктися на розмови. Ось ще трохи корисної інформації про цю матрицю, яка стане в нагоді для тайм-менеджерів:

Що стосується квадрата А, то справи з нього потрібно виконувати в першу чергу.
Квадрат неможливо залишити без уваги. У ньому знаходяться важливі та перспективні справи. Зазвичай цей квадрат займає особливе положення в повсякденному житті. Саме завдяки квадрату В, люди досягають успіхів, піднімаються кар’єрними сходами. Як правило, життя за допомогою даного квадрата рухається в кращу сторону. Але якщо не вчасно виконувати справи з квадрата В, можна з легкістю потрапити в квадрат А.
Головне, що потрібно запам’ятати, це те, що небажано плутати справи з квадрата А з квадратом З. До такого квадрату зазвичай відносять переговори, зустрічі, дні народження.

Квадрат D не має особливого значення для життя людини, так як справи в ньому не приносять ніякої користі, доходу.

У чому відмінність квадранта Кові і матриці Ейзенхауера?

Квадрант Кові, як і матриця Ейзенхауера – це таблиці для розподілу справ і продумування особистого часу. Але все ж у них є відмінності:

Квадрант Кові виглядає як таблиця з чотирма поділками.
Кожна поділка має свою назву.

Ось як називаються відділи таблиці квадранти:

«Квадрант необхідності»
«Квадрант якості»
«Квадрант уявної терміновості»
«Квадрант втрат часу»

У перший квадрат додаються термінові, але важливі справи, які в будь-якому випадку потрібно виконати. У другій додаються не важливі справи, які можна і не робити

У матриці Ейзенхауера схожа ситуація, але зовнішній вигляд таблиці трохи інший:

«Термінові справи»
«Не термінові справи»

У матриці важливість відділів написана з лівого боку таблиці. Верхні блоки – «важливі». А нижні «не важливі», також як і в квадранті Кові. У матриці, на відміну від попередньої програми, немає підписів таблиць. Тільки римські цифри.

Відмінності цих таблиць для структурування часу немає. Лише декілька, та тільки в зовнішніх особливостях. Що Квадрант Кові, що матриця Ейзенхауера – виконують одну і ту ж мету, однаковими способами. Для розподілу часу можна використовувати і матрицю, і квадрант – різниці у використанні не буде.

Переваги і недоліки матриці Ейзенхауера: основне, коротко

На вирішення чужих завдань люди витрачають багато свого часу і часто не встигають вирішити власні. А прийняття будь-яких рішень нерозривно пов’язане з емоціями. Матриця Ейзенхауера допомагає не тільки розібратися з повсякденними справами, але і зменшити емоційне навантаження. Як і у будь-якої іншої техніки організації особистого часу, у матриці Ейзенхауера є переваги і недоліки.

Ось коротко основні плюси:

Простота в застосуванні, усі справи розподіляються по 4-м групам, а потім по ним приймається рішення.
Зменшення кількості неважливих справ. Заздалегідь можна виділити справи, які взагалі виконувати не слід.
Допомога в плануванні важливих і складних завдань, у першу чергу розставляються пріоритети.
Оптимізація тимчасових витрат. Можна все встигати робити в строк.

Мінуси:

Підходить тільки для середньострокового і короткострокового планування, для вирішення поточних завдань. Планів на тривалий час з нею не побудувати.
У матриці немає необхідності, якщо щоденних завдань небагато.
Потрібна тренування, щоб правильно визначити, які справи важливі і термінові, а які – ні, які виконувати в першу чергу, а які можна відкласти на «завтра».
Помилитися з вибором без підготовки легко.

Незважаючи на ці незначні мінуси, які з досвідом будуть взагалі мінімальні, матриця допомагає впоратися зі справами і виконати роботу на відмінно.

Матриця Ейзенхауера для домогосподарок: список справ

Коли домогосподарці слід чітко і правильно розподілити свій вільний час, то можна також використовувати матрицю Ейзенхауера. Ви вчитеся вибирати пріоритетні завдання і успішно справляєтеся з власними проблемами. Після такого розподілу часу, ви отримуєте якість і продуктивність. Якщо ви ще не вмієте правильно вибирати пріоритетні і другорядні завдання, то дана матриця допоможе вам:

Постійна зайнятість, депресія, проблеми часто ставлять нас у глухий кут.
Ми не знаємо, яке рішення буде правильним, тому таблиця дозволить швидко абстрагуватися і відчувати різницю між важливими і менш важливими справами.
Матриця ідеальна для використання з терміновими і важливими справами.
Тепер ви зможете правильно відфільтрувати варіанти і зайнятися необхідними справами по будинку.
Після того, як всі завдання будуть розподілені на важливі і термінові, спрощується процес розподілу робочого і вільного часу.

За вищевказаною шаблоном розподіліть свої справи і успішно плануйте час. Матриця – це ідеальний спосіб оцінити і розподілити своє навантаження. Тепер вам не загрожує нервозність при необхідності прийняття важливого рішення або з чого почати.

Піраміда Франкліна: досягнення поставлених цілей, на відміну від матриці Ейзенхауера

Однією з найстаріших, популярних і дієвих технік управління власним часом вважають піраміду, названу на честь американського політичного діяча Бенджаміна Франкліна. Суть її полягає в розбиванні головної задачі на кілька малих завдань, які діляться в свою чергу на підзадачі.

Основні відмінності піраміди Франкліна від матриці Ейзенхауера при досягненні поставлених цілей:

Спрямована на планування не тільки свого часу, але і зайнятості, яка допоможе досягти головної мети.
Застосовується для довготривалого планування, а не вирішення термінових завдань. Її потрібно дотримуватися протягом усього життя.

Складається з 6 ступенів, що представляють собою готовий план дій:

Головні життєві цінності – найпотужніша щабель, основа. Цінності визначають плани і спрямовують людину до мрії.
Глобальна мета – мета, якої людина бажає досягти у своєму житті, пов’язаної з професією, успіхом чи багатством.
Генеральний план – тут важливо виділити невеликі кроки до досягнення мети, причому найбільш значущі.
Довгострокові плани, розраховані на 1, 3 і 5 років. Тут необхідно встановити точні терміни виконання.
Короткостроковий план на місяць, тиждень – це точний графік, якого потрібно дотримуватися. Вимагає глибокого аналізу.
План на день – вершина піраміди, справи, які необхідно виконати, щоб наблизитися на один крок до мрії.

Що саме вибирати для планування справ, вибирати кожній людині індивідуально. Але в будь-якому випадку, такі таблиці допоможуть розпланувати свій день, тиждень або навіть роки. Удачі!