Діловий лист — інструмент, який впливає на те, як нас сприймає начальство, клієнти, партнери або потенційні роботодавці. Стаття відповідає на питання, як розвинути навички складання ділового листа, містить рекомендації, схеми, приклади.

Писати листи — мистецтво. Писати ділові листи — бойове мистецтво.

Як будь-яке бойове мистецтво уміння писати листи синтезує різноманітні техніки й прийоми, враховує психологічні аспекти розвитку особистості.

Що потрібно знати перед написанням ділового листа?

У листах розумної людини відбивається характер тих, кому вони адресовані.

Георг Крістоф Ліхтенберг

Робота над діловим листом починається з ваших відповідей на питання:

Хто ваш адресат і що ви про нього знаєте?

• Сфера діяльності компанії?
• Ви знайомі з тим, кому адресуєте лист?
• Що ви знаєте про людину, якій адресуєте лист?
• Що для нього важливо?

Чому необхідно відповісти на всі ці запитання:

• так ви встановите психологічний контакт з адресатом
• швидше досягнете бажаного результату

У адресного листи більше шансів на відповідь, адже ім’я людини — найважливіше для нього слово.

Ім’я, надруковане або написане на папері, доставляє йому позитивні емоції, оскільки

• підтверджується факт існування людини як особистості
• піднімає його самооцінку

Особисте знайомство з адресатом і уважне вивчення його поведінки дозволить вам розмовляти з ним на одній мові.

Важливо: Люди завжди ставляться краще до тих, хто на них схожий.

Яка мета вашого листа?

Ви збираєтеся:

• просити про послугу
• відмовити в проханні
• запропонувати послугу/товар,
• пред’явити претензію

Важливо: Якщо ви збираєтеся використовувати лестощі як механізм впливу на адресата — лестите щиро. Щирий комплімент завжди приносить задоволення людям з високою самооцінкою. Люди з заниженою самоценкой сприймають лестощі негативно!

В чому саме ви збираєтеся переконати вашого адресата?

• Як, з вашої точки зору, повинен вчинити людина, якій ви пишете?
• Яких дій ви від нього чекаєте?

Цілі визначені — настав час подумати про аргументи

• Які саме аргументи ви готові представити? Чим вони підтверджені?
• Який з аргументів може зацікавити адресата?
• У чому полягає особисто ваш інтерес?
• Наскільки розходяться ваші з адресатом інтереси?
• Яким може бути компромісне рішення?

Основні правила грамотного написання ділового листа

Правила складання ділових листів досить прості.

Правило 1: Образ

Важливо: Людина, що читає ваш лист, не знає вас особисто! Ваш лист має формувати цілісний і симпатичний образ

Завдяки вдало обраному способу в листі ви будете впливати на свого візаві на рівні підсвідомості.

П’ять «безвідмовних» образів:

Образ впливової людини приваблює багатьох, проте, членами клубу «сильних світу» є не всі. Якщо ви заручилися підтримкою такої людини і маєте цьому не тільки усну, але і письмове підтвердження (наприклад, лист), сміливо посилайтесь на цей факт у процесі спілкування зі своїм візаві. У протилежному випадку вам доведеться проробляти інші образи.

Важливо: Протегування впливової людини передбачає використання в листі достатнього жорсткого стилю викладу

Правило 2: Структура

Блокова структура найзручніша для ділових листів

Правило 3: Лід-абзац

Лід-абзац— кілька речень, які передують преамбулі

Що доречно в лід-абзаці:

1. Щира лестощі і компліменти в сторону адресата

• Я тільки що прочитав вашу книгу, і вона справила на мене величезне враження
• Я чув про вас як про людину, який надає підтримку талановитої молоді
• Ваші підлеглі відгукуються про вас як про прекрасне керівника

2. Посилання на особисте знайомство або рекомендації

3. Подяки (якщо це не перше ваше звернення до адресата)

Правило 4: Вживання коректних етикетних форм

Правило 5: Грамотність

Чому важлива грамотність, пояснюють в школі:

Правило 6: Стислість — сестра таланту, або чому чим менше слів, тим більше сенсу?

Значна думка, виражена у стислій формі, набуває вигляду мудрості, подібно до того, як вже в насінні прозріває велике дерево.

Деметрій Фалерский

Цікавий факт. Поняття «лаконічність» ввів у літературу Платон у IV столітті до н. е. Більшість з нас досі намагається навчитися виражати свої думки лаконічно.

Важливо: Ваш адресат — зайнята людина. Йому ніколи читати романи в листах. Пам’ятайте про це, складаючи текст листа.

Редагуючи чорновий варіант тексту, сміливо позбавляйтеся від зайвих слів. Більше про стоп-слова ви умажете дізнатися, переглянувши відео «Максим Ильяхов: Прості правила сильного тексту» в кінці статті.

Правило 7: Конкретика в діловому листі — ваш козир

У діловому світі — правда завжди краще відвертої брехні або невеликий брехні. Листи без фактів автоматично відправляються в папку «спам» або сміттєву корзину.

Але ж у вас інше завдання?

Ви склали лист:

Ваш адресат прочитав наступне:

Ви написали 41 слово. З них — лише 4 слова-факту дійсно важливі для адресата. Вражає? Вашого адресата така статистика точно не вразить!

Що робити?

Редагувати:

Правило 8: Тема листа

Відсутність теми листа свідчить про вашу недосвідченість!

Тема повинна бути такою, що запам’ятовується, «чіпляє».

Рада. Коли ви обмірковуєте тему свого листа, пам’ятаєте: «чіпляють» переваги, які ви готові запропонувати.

Правило 9: Діловий лист — діловий стиль. Чому не можна використовувати інші стилі?

Тому що це буде вже зовсім не діловий лист.

Приклади ділових інформаційних листів

Правильно складений діловий інформаційний лист має наступний план:

Приклад листа:

Які психологічні прийоми можна використовувати в діловому листі?

1. Тактика «Причина»

• Чітко поясніть причини вашого звернення саме до цієї людини
• Аргументуйте, чому він повинен надати вам допомогу, в чому полягають переваги допомоги саме вам

2. Тактика «Повторення»

Ділова пропозиція, заклики до дії, прохання повторюються в декількох блоках листи по-різному

3. Тактика «Припущення»

Така тактика інтригує адресата, але не завжди доречна. Припущення важко підтвердити фактами. Якщо ви ризикуєте і висловлюєте припущення, будьте готові, що з часом вам доведеться відповідати за свої слова

4. Тактика «Затвердження»

У тексті листа використовуються тільки стверджувальні речення, що створюють ефект істинності

Як швидко навчитися писати ділові листи? Практика і ще раз практика

• Пройти спеціальний тренінг
• Читати спеціальну літературу і займатися самоосвітою

• Багато практикуватися

Що може зіпсувати ваш лист? Відео

Яскравою ілюстрацією поганого листа є відео «Для тренінгу «Діловий лист». Фільм «Троє з Простоквашино».

Лист можуть зіпсувати:

• неузгодженість структурних блоків
• відсутність логіки у викладі
• багатослівність
• відсутність фактів
• наявність помилок
• неакуратність оформлення і т. д.

Відео: «Для тренінгу «Діловий лист». Фільм «Троє з Простоквашино»

Чому діловий лист не мало сили? Де ви допустили помилку?

• Ваш лист не вдалося переглянути за 30 секунд і визначити ступінь його важливості

відповідно

• Ваш лист здалося адресату не дуже важливим

Статистика: середній керівник отримує 100-200 листів в день

Важливо: Основна думка вашого повідомлення викладається на початку тексту! І тільки потім іде пояснення основної думки

Як розвинути навички ділового листа: поради та відгуки

Ознайомтеся з готовим відео матеріалом на тему ділових листів

Відео: Максим Ильяхов. Прості правила сильного тексту

Відео: Як написати лист, що продає? Вебінар WebPromoExperts#130

Відео: Хитрощі переконливих і продають листів

Відео: Переваги і недоліки ділових листів — Антон Краснобабцев