Що робити, якщо вам не відповіли на лист. Як писати, щоб вам завжди відповідали.

У східних країнах складання листа – ціле мистецтво. В ньому використовують слова, які ніколи не вживаються в усному мовленні, обов’язково обговорюють погоду, запитують у адресата його думка про красу природних явищ, і тільки потім переходять до справи. У нас все простіше. Якщо ви в темі листа або першому абзаці не оголосіть, що ви хочете, ваш лист вважатимуть нудним і затягнутим, і кинуть читати. Як писати листи, щоб на них завжди відповідали?

Чому вам не відповідають на листи? Помилки у листі

Адресат може бути безліч причин для того, щоб залишити ваш лист без відповіді. Не потрібно відразу підозрювати його в неприязні чи небажанні спілкуватися.

Можливо, йому зручніше зв’язуватися з вами по телефону або розмовляти особисто. Або він прийняв ваш лист до відома, вважаючи, що відповідь не потрібен. Іноді люди не відповідають на лист відразу, а чекають, поки кореспонденція накопичиться. Адже легше відповісти на кілька послань, ніж відсилати по одному.

Але якщо ваші листи залишаються без відповіді все частіше, є привід задуматися. Які люди роблять помилки при складанні послань?

1. Помилки у прямому сенсі. Граматичні. Можливо, ви пропускаєте багато знаків пунктуації, і пропозиції стають спотворені. Згадайте знамениту фразу «стратити не можна помилувати». Абсолютно незрозуміло, що хотів сказати автор. У той же час орфографічні помилки можуть змінити слова до невпізнання. На читання листи з помилками йде набагато більше сил і часу. В нашому динамічному світі легше відкинути «браковане» лист, ніж виправляти його
2. Ваш лист схоже на спам. Це відбувається, коли ви забуваєте про адресата, і пишете якомусь «середньостатистичному» співрозмовнику. Такий лист не містить жодного звернення по імені, ні індивідуальних питань. А на безлику розсилку відповідати не прийнято
3. Ви не можете виокремити головне. Серед подробиць і дрібних деталей може загубитися тема. Можливо, чоловік прочитав ваш лист, але так і не зрозумів, що ви від нього хочете

На які листи відповідають відразу? Що потрібно додати в лист, щоб на нього звернули увагу і відповіли?

Знаменитий публіцист Гліб Архангельський ділиться досвідом: на які листи хочеться відповідати відразу?

• В хорошому посланні ідея повинна бути чітко сформульована і заявлена у темі листа. Потрудіться «стиснути» свій текст до двох-трьох абзаців. Якщо потрібні подробиці, поясніть в подальшій переписці
• Не забувайте відбивати пропозицію точкою і заголовною літерою, проставляйте абзаци. Якщо не визначилися, як звернутися до співрозмовника – «ти» чи на «ви», краще виберіть останній варіант. І саме несподіване: ніколи не забувайте залишити зворотні контакти в тілі листа. Можливо, ваша зворотня адреса просто загубився
• Якщо є необхідність прикріпити що-то до листа, відзначте це в тексті і коротко опишіть, що за інформація там знаходиться. Адже скачати, знайти, відкрити і переглянути окремий файл – це теж праця для адресата. Те ж саме стосується посилань

Якщо ви використовуєте імейл або пошту як засіб зв’язку з цим людиною вперше, не полінуйтеся зателефонувати і уточнити: чи дійшло лист? Іноді налаштування на захист від спаму можуть «проковтнути» ваш лист. Нічого вже не кажучи про нашої знаменитої (не з кращого боку) поштою Росії.

Яскрава перший рядок: «Дуже терміново!»

Листи нерідко починаються з фраз «Дуже терміново!», «Важливі відомості!», «Увага сюди». Помітні пропозиції завжди привертають увагу. Тому їх використовували вже мільйон разів. Це новий прийом. Ефективніше коротко і помітно формулювати те, про що піде мова в самому листі.

Ємний текст листа: коли ваш лист не хочуть читати довго

Раніше з листів складали цілі романи. Вони вражали глибиною думки співрозмовника, вишуканістю його складу, дотепністю та ерудицією. Нині, коли ритм життя неймовірно прискорилося, адресат більше оцінить стислість.

Продумайте листи. Потім коротко сформулюйте кожен пункт цього плану. Це і будуть абзаци. Якщо крім основної інформації ви хочете ще і поговорити про життя, то залишайте всю «лірику» наостанок.

Як грамотно написати лист, щоб завжди отримувати відповідь: поради та відгуки

Більшість листів має однакову структуру. Якщо ви оволодієте технікою складати послання згідно з нею, листи будуть читатися легко. Отже, і відповідь не змусить себе довго чекати. Структура ця така.

1. Привітання. В інтернеті дуже поширена фраза «Доброго часу доби!» Вона допустима як в особистому, так і в діловому листуванні. Згадайте ім’я співрозмовника. Так він буде знати, що він – не частина великої розсилки, а лист призначений йому особисто
2. Подання. Не забудьте написати не лише своє ім’я, але й щось, що допоможе вашому співрозмовнику ідентифікувати вас. «Це Марія» — така фраза не скаже людині нічого. «Це Марія Іванова з сусіднього офісу. Ми разом добиралися на таксі в минулу п’ятницю» — і ось ваш адресат вже точно згадав вас
3. Основна частина. Постарайтеся викласти коротко. Якщо це особистий лист, можна додати пару жартів або посилань, які відносяться до справи. Не використовуйте довгі речення. Ви легко заплутаєтеся в пунктуації, а ваш співрозмовник втомиться читати. Частіше використовуйте питання
4. Замість того, щоб написати: «Надішліть мені фотографії з корпоративу», — використовуйте фразу: «Коли ви зможете надіслати мені фотографії?» Тепер у вашого співрозмовника є стимул написати вам теж, адже залишати питання без відповіді непристойно. Не зловживайте вступними словами
5. «Лірика». Тепер можна обговорити питання, побічно відносяться до теми. Це можуть бути чергові питання: як поживає ваша мама? як вам така погода для початку весни? Або спільні спогади, переживання: ви вже бачили новий галстук шефа? ви не знаєте, коли нам поміняють зламаний кулер
6. Прощання. Перед тим, як поставити крапку, не забудьте додати фразу на кшталт «заздалегідь спасибі за відповідь»
7. Завершіть лист своїми контактними даними. Не обмежуйтеся е-мейлом і адресою. Можливо, людина захоче передзвонити вам або написати смс

Повага — запорука довірчого відносини

Іноді люди не відповідають на лист тому, що їм здалося: ви не виявили належної поваги. У кожного свій критерій на цей рахунок.

• помилки. Неписьменність або неохайність в тексті можна вважати за неповагу. Є люди, які принципово не будуть читати лист, де немає пробілу після комою або тире замінено на дефіс
• відсутність привітання або прощання
• інші форми ввічливості. Якщо у вас є прохання, супроводжуватимете її словом «будь ласка»

Щоб не стати жертвою конфузной ситуації, обов’язково перечитуйте лист після написання. При цьому постарайтеся побачити його очима адресата. Перевіряйте не тільки помилки, а й адресу, тему, правильність посилань і вкладень. Простежте, як би лист про «нову краватку шефа» не пішов до самого шефа.

Мотивація до відповіді: запитайте те, в чому відповідає добре обізнаний

Щоб налагодити комунікацію, можна для початку змусити співрозмовника «осідлати улюбленого коника». Грубий приклад: якщо ви хочете зайняти у мами грошей, спочатку запитайте у неї рецепт фірмового борщу, і тільки в наступному листі натякніть, що у вас не вистачає на хорошу яловичину.

Найскладніше – мотивувати людину відповісти вам в перший раз. Потім, коли комунікація вже буде налагоджена, співрозмовник буде відповідати вам «на автопілоті».

Якщо все ж відповіді не послідувало

• Переконайтеся, що ваш лист дійшов до адресата. Для цього використовуйте інші засоби зв’язку. Якщо воно було отримано, уточніть, може бути, в інший раз краще не зв’язуватися по і-мейлу, а через соціальні мережі або скайп
• При складанні наступного послання постарайтеся поставити відповідає якийсь дедлайн, тобто конкретну дату, до якої він повинен відповісти.
• Приклад: «будь Ласка, надішліть мені розклад лекцій. У понеділок закінчуються канікули. Я не знаю, скільки мені йти в університет. Ви зможете зробити це до п’ятниці
• І головне: візьміть за правило відповідати на листи, адресовані вам. Цьому вчить і етикет, і ділові правила. 10 хвилин в день — і ваша кореспонденція не буде накопичуватися

Грамотні приклади написання текстів «з відповідями»

Особистий лист

Привіт, любий Миша! Це Олег. Ми разом були в літньому таборі на озері Солоне.

Пам’ятаєш, у нас була розмова про групу «Кіно»? Ти казав, що можеш надіслати мені посилання на сайт, де можна скачати їхні пісні у форматі караоке. На наступному тижні в нас буде вечір військової пісні. Я хочу, щоб наш клас заспівав «Групу крові». Але нам потрібна фонограма. Ти зможеш дати мені посилання на цьому тижні?

До речі, як там руда Катька, з якою ти танцював на дискотеці? Її не пересадили з тобою за одну парту? Як ти зазначив минулий Новий рік? Я їздив з Москви і був на кремлівській ялинці. Якщо цікаво, я розповім тобі про це в наступному листі.

Заздалегідь дякую за посилання. Можеш надіслати на цей імейл (***@***.ru) або кинути вконтакте (vk.com/***). Чекаю.

Олег.

Напівофіційна листування

Доброго часу доби, Ірина! Це Олексій. Ми застрягли з вами в ліфті минулого тижня, пам’ятаєте?

Я все ще хочу отримати від вас адресу сайту. Пам’ятайте, ви сказали, що замовили там сеанс гри в боулінг з великою знижкою? В цю суботу в мене вільний вихідний. Збираюся згадати, що це за вид спорту. До речі, як там обстановка? Достатньо куль? Видають чи змінне взуття?

І ще. У мене є фірмова техніка, яка дозволяє вибивати з першого разу якщо не страйк, то спэр. Можу розповісти детальніше. Чи покажу на прикладі. Буду радий, якщо ви приєднаєтеся до мене в цю суботу.

Заздалегідь дякую за посилання. Надішліть, будь ласка, сюди або за адресою, вказаною нижче.

До зустрічі.

Олексій.

Відео: правила етикету електронної пошти